Estimation des tâches
Date de début et de fin
Toutes les tâches possèdent une date de début et une date de fin.
Ces dates ne sont potentiellement pas connues lors de la planification, et cela n’est pas grave ! Bien au contraire, dans le cadre d’une planification dynamique, nous allons généralement nous concentrer sur d’autres éléments permettant simplement de déduire ces dates : la durée, le travail (charge) et la capacité.
Estimation par la durée
Par défaut, MS Project n’affiche dans la vue Gantt qu’une colonne d’estimation par la durée (la colonne d’estimation par le travail est masquée).
Nous allons commencer par ce mode d’estimation.
Il s’agit ici de spécifier, de manière absolue, combien de temps durera la réalisation d’une tâche : qu’importe le nombre de personnes qui y travailleront.
Pour chaque tâche dans la vue « Diagramme de Gantt » de Project, saisissez une durée dans la colonne Durée.
Saisie des estimations de durée de tâches
Unités
La saisie est intuitive, et MS Project « comprendra » différentes unités. Voici quelques exemples :
| Valeur saisie | Valeur enregistrée par MS Project |
|---|---|
| 30min | 30 minutes |
| 7h | 7 heures |
| 6j | 6 jours |
| 2m | 2 mois |
Estimation par le travail ou par l’effort
Une autre manière de faire, plus pertinente quand on souhaite exploiter le plein potentiel de planification dynamique de MS Projet, est de ne pas spécifier des durées mais une quantité de travail (autrement dit une charge) pour estimer nos tâches.
C’est notamment très intéressant quand plusieurs personnes sont censées intervenir sur la même tâche, avec des taux d’occupation variables.
Comme mentionné plus haut, Project ne fait pas apparaître par défaut la colonne Travail par défaut dans la vue Diagramme de Gantt. Commencez donc par l’ajouter en cliquant sur l’entête Ajouter une nouvelle colonne (à la droite du tableau Gantt), puis en sélectionnant Travail.
Afficher la colonne « Travail » dans la vue Gantt
Imaginons que la tâche préparatoire de décapage des murs de la pièce nécessite 7 heures de boulot, et qu’elle puisse être réalisée par plusieurs personnes à la fois (en supposant qu’elles aient les outils nécessaires et se supportent dans la même pièce). Si deux personnes travaillant chacune 7 heures par jour se mettent à décaper ensemble, elles pourront alors venir à bout de cette tâche en une demi-journée !
Estimation du travail nécessaire pour réaliser une tâche
À propos des marges de sécurité
Estimer des tâches est un élément central de la vie du chef de projet, et… ce n’est pas évident.
Généralement, ce dernier s’appuiera sur les estimation des personnes qui vont réaliser le travail (le niveau Delivering de Prince2 par exemple), ou leurs représentants.
Le problème est que quand on demande à quelqu’un « Combien de temps mettrais-tu pour faire ceci ? », la personne concernée a généralement tendance à fournir une valeur qui ne reflète pas la réalité : soit parce qu’elle ne sait pas le faire, soit parce qu’elle veut se protéger en y appliquant un coefficient de sécurité (buffer), soit parce qu’elle sait qu’elle va se faire challenger par la suite, soit parce qu’elle veut se ménager du temps pour faire autre chose…
Rationaliser la durée des tâches
Il est important, lors de la phase d’estimation, de faire le maximum pour obtenir des estimations réelles du travail nécessaire pour réaliser la tâche, et non pas une estimation grossière incluant une « sécurité ». Les marges (qui sont bien entendue nécessaires si on ne veut pas exploser le planning à tous les coups…) seront appliquées plus tard, de manière globale au projet.